Как составить распоряжение по обновлению должностных инструкций: образец приказа 2024 года
На сегодняшний день должностная инструкция является необязательным документом, но работодатели, как правило, продолжают его составлять. Причиной этого является то, что такой документ несколько упрощает понимание своих обязанности конкретной штатной единицей, а также упрощает взаимоотношения между работодателем и работником.
В конфликтных же ситуациях инструкция помогает доказать правоту одной из сторон. В статье разберем как при необходимости вносить изменения в инструкцию, а также как составить приказ о внесении изменений в должностную инструкцию.
к содержанию ↑Способы внесения изменений
Основными способами для внесения изменений в инструкцию можно выделить следующие:
- Заключение допсоглашения к трудовому договору – применяется в случаях когда к нему инструкция была оформлена в качестве приложения;
- Составить и утвердить новую инструкцию — применяется в тех случаях, когда инструкция представлена отдельным документом.
Таким образом, способ внесения изменений в инструкцию будет зависеть от того, как именно такой документ был оформлен – в качестве самостоятельного документа, либо приложением к трудовому договору. Какой из способов для составления инструкции будет выбран работодателем зависит от его желания.
Если коммерческие фирмы решили включить должностную инструкцию в свой документооборот, они должны придерживаться установленного для их оформления и утверждения порядка.
Главным условием является ознакомление сотрудника с содержанием такого документа. В качестве подтверждения своего ознакомления сотрудник должен поставить подпись: либо на инструкции, либо на бланке ознакомления, либо в специальном журнале.
Для компаний с небольшой численностью сотрудников наиболее подходящим является способ ознакомления путем подписания самой инструкции.
к содержанию ↑В отличие от частных фирм, госорганизации обязаны использовать должностные инструкции.
Порядок внесения изменений
Если в течение трудовой деятельности работнику необходимо расширить, либо изменить должностные обязанности, возникает необходимость внесения изменений в должностную инструкцию. Внесение изменений также может потребоваться, когда руководитель изменяет такие условия труда как организационные, либо технологические (Читайте также статью ⇒ Изменение условий договора по инициативе работодателя).
В каком именно порядке вносятся изменения в должностную инструкцию законодательством не установлено, поэтому работодатель вправе самостоятельно определить такой порядок. Выбранный порядок необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе компании.
Важно! Выбор способа внесения изменений будет зависеть от того, как составлена инструкция – как отдельный документ или как приложение к договору, а также от характера вносимых изменений.
Как уже отмечалось ранее, для внесения изменений в инструкцию, оформленную как приложение к трудовому договору заключают допсоглашение в работником. В соответствии с этим работодатель издает приказ об изменении инструкции.
Когда должностные инструкции оформлены в виде отдельных документов и изменения, которые хочет внести работодатель обязательных условий договора не касаются, то действуют одним из следующих способов:
- Составляют новую инструкцию;
- Оформляют отдельный документ, который будет содержать все вносимые изменения.
Новую редакцию инструкции руководитель утверждает приказом, с которым знакомят работника под подпись.
Если инструкция составлена как отдельный документ и изменения касаются обязательных условий договора с работником, то с него нужно получить согласие о том, что работник готов трудиться на новых условиях. Только получив согласие можно вносить поправки в инструкцию.
к содержанию ↑Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию
Работодателю особо следует обратить внимание на внесение изменений в должностные инструкции, необходимость в которых возникла в следствие организационных или технологических изменениях труда. В этом случае работников о предстоящих изменениях уведомлять необходимо заранее, а именно не позднее, чем за 2 месяца до начала действия изменений (74 ТК РФ).
Соблюдают такой порядок и сроки независимо от того каким образом оформлена инструкция, как приложение к трудовому договору или как отдельный документ.
Если в организации выявлены несоответствия должностных обязательств содержанию ЕКС, либо профстандарта, это не означает, что нужно вносить изменения в должностные инструкции, так как ЕКС и профстандарт в этом случае выступают только как рекомендательная база. Решить вопрос можно несколько иначе, например в штатное расписание добавить новую должность, утвердив по ней все должностные обязанности и перевести сотрудника на эту должность, оформив перевод.
Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, то ее изменение зависит от объема вводимых поправок. Если трудовой функции такие изменения не касаются, то оформить их можно отдельным приказом. В приказе указываются все, что касается обновления указанного документа.
Если изменения носят значительный характер, приказ оформляют с утверждением не новой редакции инструкции, а полностью измененной ее форме. С таким документом работника необходимо ознакомит в общем порядке под подпись.
Если инструкция оформлена как приложение к договору с сотрудником, то изменяют ее не только приказом о внесении изменений, но и путем составления допсоглашения к договору. В этом случае корректировки рассматривают как существенное изменение условий договора, поэтому работника предупредить необходимо за два месяца.
к содержанию ↑Пример внесения изменений
Рассмотрим на конкретном примере, как работодатель должен вносить изменения в инструкцию, которая составлена отдельным документом.
Головная компания ООО «Континент» находится в г. Москва, а ее подразделение в г.
Смоленске. Согласно должностной инструкции, главный бухгалтер компании обязана дважды в год посещать обособленное подразделение с целью проведения необходимого анализа, а также подготовки к сдачи отчетности.
Руководителем было принято решение о закрытии подразделения путем ликвидации. Главному бухгалтеру направили уведомление, содержащее информацию о планируемом внесении изменений в ее инструкцию.
Главный бухгалтер с вносимыми изменениями согласилась и в связи с этим поставила в уведомлении свою подпись. После закрытия подразделения были подготовлены следующие документы: допсоглашение к трудовому договору с главбухом и изменения к ее инструкции.
Руководитель отдельным приказом утвердил изменения к инструкции главного бухгалтера.
к содержанию ↑Переутверждать или вносить изменения
Отметим сразу, что на практике приказ о внесении изменений в должностную инструкцию составляется достаточно редко и руководителю проще сразу утвердить обновленную версию, нежели плодить распорядительные документы, усложняющие документооборот. Однако мы не отговариваем наших читателей от составления такого приказа. Издание его не будет ошибкой.
Как правило, изменения в должностную инструкцию вносятся в следующих случаях:
- изменилось название штатной единицы, подразделения, и инструкция оказалась составленной для более не существующей должности;
- изменилась структура подчиненности организации, и работник стал подчиняться другому руководителю;
- изменились требования трудового законодательства, и старая инструкция теперь нарушает права работника или ухудшает его положение в сравнении с тем, что оговорено Трудовым кодексом. Статья 8 ТК РФ прямо оговаривает недействительность любого локального нормативного акта, составленного с подобными нарушениями;
- была внедрена новая технология или техника и в связи с этим работнику вменены новые обязанности (или наоборот, теперь часть обязанностей он не выполняет), и т.п.
Все эти обстоятельства будут служить обоснованием для изменений в ДИ.
к содержанию ↑Как правильно внести в ДИ изменения
Любая организация стремится к сокращению количества издаваемых в ней «промежуточных» документов, поэтому вполне реальна ситуация, когда руководителю на подпись сразу же подается приказ о внесении изменений в нормативный акт вместе с обновленными инструкциями.
Однако процедура может быть и более сложной. Так, например, при изменении штатного расписания:
- руководитель подразделения, в котором необходимо изменить должностные инструкции, составляет на имя руководителя организации служебную записку о необходимости изменения ДИ, в которой ссылается на дату и номер приказа о внесении изменений в штатное расписание;
- руководитель поручает переработать инструкции, для чего издает приказ о разработке должностных инструкций, которым определяет срок и назначает ответственность за переработку инструкций;
- по итогам переработки инструкций ответственные подготавливают приказ о внесении изменений и подают его на подпись. Параллельно подготавливаются новые редакции ДИ;
- руководитель подписывает приказ, одновременно утверждая инструкции.
Как составить приказ
Унифицированной формы приказа о внесении изменений в ДИ не существует. Составляются приказы по образцу распорядительных документов, издаваемых организацией. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которым можно воспользоваться для своих нужд.
В документе должны иметься следующие обязательные элементы:
- Наименование и заголовок. Заголовок по возможности следует делать более информативным, например, «О внесении изменений в должностную инструкции начальнику отдела кадров». Это облегчит поиск документа.
- Преамбула. В данном разделе излагаются обоснование для внесения изменений в ДИ и приводятся ссылки на документы (статьи ТК РФ, приказ об изменении штатного расписания и т.п.).
- Слово «приказываю».
- Текст приказа, в котором указываются реквизиты изменяемой должностной инструкции, приводятся последовательно текст старой и новой редакции документа, а также указывается дата вступления новой инструкции в силу.
- Сведения об ответственных за ознакомление работников с приказом и за контроль исполнения приказа. Если необходимо — крайний срок ознакомления сотрудников с новой должностной инструкцией.
- Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя — автора приказа.
Приказ может быть распечатан на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4. В последнем случае в «шапку» приказа вносятся данные об организации: название, юридический адрес, КПП и ИНН.
Ознакомление и хранение
Для обеспечения соблюдения трудового законодательства имеет значение ознакомление сотрудников, которых затронуло изменение ДИ, не с приказом, а непосредственно с обновленной инструкцией. С приказом же стоит ознакомить в первую очередь, лиц, ответственных за внесение изменений в ДИ, и тех, на кого возложена обязанность ознакомить с должностными инструкциями самих работников.
Приказы по основной деятельности хранятся в организации постоянно.
к содержанию ↑Инструкция: готовим приказ об утверждении новой должностной инструкции
Приказ об утверждении должностной инструкции — это распорядительный документ, который вводит в действие локальный нормативный акт, регламентирующий профессиональную деятельность работника.
Как утверждают инструкции
Введение в действие новых ДИ происходит, когда меняется что-то в действующих (например, в связи с появлением профстандартов возникла необходимость в пересмотре квалификационных требований и функций по должностям) или появляются новые должности. В госструктуры поступают требования об изменениях от министерств и ведомств, которым подчинены эти структуры.
Обязательно ли готовить приказ
Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.
Так выглядит гриф утверждения руководителем:
Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:
приказом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.
Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
к содержанию ↑Порядок ознакомления с приказом
С документом знакомим тех, кого он непосредственно касается (статья 22 ТК), то есть работников, занимающих должности, о которых идет речь, и ответственных за исполнение.
