Уведомление получить трудовую книжку при увольнении: образец 2024 года
Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.
Когда готовят уведомление
По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.
Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:
- работник оказался в больнице;
- забыл;
- переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
- пропал без вести;
- внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.
Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.
После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст.
84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо.
Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).
Отправить бланк по почте без согласия уволенного работника не разрешается. Это станет несоблюдением требований ст. 84.1 ТК РФ.
Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.
Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме.
Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном.
Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.
Такое заявление трудящийся вправе подать как лично в офисе, так и после получения оповещения от работодателя по почте. Работодатель обязан отправить формуляр не позже чем через 3 рабочих дня после поступления запроса.
Вот пример заявления:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
от преподавателя верховой езды
Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020).
В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании. Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п.
2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст.
84.1 ТК РФ).
к содержанию ↑Содержание и структура уведомления
Ни в Трудовом кодексе, ни в правилах, установленных постановлением правительства № 225, не предусмотрена единая форма извещения. Пишут его в свободном виде на листе А4 или официальном бланке. По общим правилам ст. 84.1 ТК, в письме работнику о необходимости забрать трудовую книжку необходимо указать:
- личные данные работника — Ф.И.О., адрес проживания;
- наименование предприятия, направляющего сообщение;
- сведения о расторжении контракта;
- сообщение о готовности работодателя выдать сведения о рабочей деятельности;
- предложение выбрать способ получения — лично или предоставить разрешение на почтовую пересылку;
- подпись директора или начальника отдела кадров организации;
- исходящий номер и дату.
Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов о ненадлежащем оповещении работника, целесообразно указать подробную информацию о том, куда явиться или отправить ответ. Отметить точный адрес, режим работы, кабинет, ответственное лицо.
Это пример такого оповещения о необходимости работнику, уволенному за прогул, забрать документы с работы:
Как отдать уведомление работнику
Со дня отправления бывшему сотруднику оповещения о необходимости взять документы работодатель не несет ответственность, если кадровый документ не выдан вовремя.
Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения.
Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника.
Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.
к содержанию ↑Что делать, если работник — иностранный гражданин
В такой ситуации в письме следует попросить иностранного гражданина забрать документы только лично. Разъяснив причины отказа переслать книжку по почте, придется хранить ее до тех пор, пока человек не приедет за ней.
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
к содержанию ↑Уведомление о получении трудовой книжки
Необходимость в направлении уведомления возникает в случае, когда работник либо не осведомлен об увольнении, либо отказывается получать трудовую книжку ввиду несогласия с мотивами увольнения.
Правовая регламентация
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения работодатель обязан вернуть работнику трудовую книжку с произведенными в ней соответствующими записями. Несвоевременный возврат трудовой книжки работнику является административным правонарушением и в случае жалобы работника работодателю грозит солидный штраф.
Кроме того, время задержки в выдаче трудовой книжке расценивается судом как время вынужденного прогула, а значит, работодатель будет обязан оплатить этот период работнику, исходя из размера средней заработной платы.
Следует отметить очевидное – работодатели крайне редко задерживают выдачу трудовой книжки. Намного чаще сам работник по тем или иным причинам не является за трудовой книжкой.
И если работодатель проявит невнимательность и не направит своевременно уведомление работнику о необходимости забрать книжку, то вполне имеет шанс в скором времени получить повестку в суд.
Поэтому, если в день увольнения работник не явился за трудовой книжкой самостоятельно, буквально на следующий день ему следует направить уведомление.
к содержанию ↑Составление уведомления
Закон не устанавливает каких-либо требований по оформлению и содержанию уведомления о получении трудовой книжки, то есть составляется оно в свободной форме с соблюдением правил, предъявляемых к деловой переписке.
По сути уведомление выполняет две функции. Во-первых, оно является извещением о необходимости явиться к работодателю и забрать трудовую книжку. Во-вторых, оно является способом установить, есть ли у работодателя иная возможность вручить работнику трудовую книжку, если тот не желает забирать ее лично.
Поэтому одновременно с извещением текст уведомления должен содержать и вопрос, каким еще способом можно доставить трудовую книжку по назначению – ценным письмом, бандеролью, курьером и т.д.
Структура уведомления является стандартной и должна включать в себя:
- наименование и реквизиты работодателя;
- ФИО и адрес работника;
- предложение явиться немедленно после получения уведомления за трудовой книжкой или иным способом известить работодателя о том, каким образом передать книжку владельцу;
- номер телефона, по которому работник может связаться с работодателем;
- дату и подпись должностного лица.
Уведомление может быть отправлено по домашнему адресу работника заказным письмом или вручено ему нарочным.
Следует учесть, что адрес в уведомлении должен соответствовать адресу в трудовом договоре либо быть иным образом подтвержден. Отправка уведомления по непроверенному адресу даст работнику лишние козыри в случае потенциального судебного спора.
Следующая
