Акт об утере документов: образец 2024 года
Ответьте на несколько вопросов и ваш документ будет создан автоматически.
3. Сохранить — Печать
Ваш документ готов! Вы получите его в форматах Word и PDF. Вы сможете изменять его.
Акт об утрате документов
Акт об утрате документов (далее «Акт») представляет собой официальный документ организации, в котором фиксируется факт потери оригиналов определенных документов. Настоящий Акт может быть использован юридическим лицом (любой организационно-правовой формы и формы собственности) или индивидуальным предпринимателем.
Утрата оригиналов документов может происходить (1) в связи с возникновением каких-либо форс-мажорных обстоятельств (к примеру, пожар в архиве с документами или наводнение); или (2) из-за халатности работника, которому вверено контроль за хранением определенных документов; или (3) по причине кражи (незаконного хищения) таких документов третьими лицами, а также по каким-либо другими причинам.
Настоящий документ подходит для закрепления факта утраты каких-либо официальных документов организации, к примеру, контракты, договора, свидетельства, лицензии, товарные накладные и т.п.
Поскольку в отдельных случаях действующее законодательство требует хранить те или иные документы (в частности документы о бухгалтерской отчетности), утрата оригиналов таких документов может привести к наложению на организацию дополнительных административных штрафов. Например, в случае утраты акционерным обществом оригинала устава, на него может быть возложен штраф в размере до 300 тысяч рублей.
Как использовать документ
Как правило пропажу того или иного документа обнаруживают штатные сотрудники организации, о чем немедленно должна быть составлена письменная докладная (далее «Докладная»). В тексте указанной Докладной в обязательном порядке указываются идентификационные данные недостающего документа, а также обстоятельства, при которых произошло такое обнаружение (к примеру, в ходе проверки налоговые органы затребовали оригиналы товарных накладных за определенный период, которые в последствие оказались утраченными).
После получения Докладной руководитель организации создает в оперативном порядке специальную комиссию по расследованию причин и обстоятельств утери документов, по результатам проверки которой утверждается настоящий Акт. В тексте Акта указываются:
(1) состав комиссии по расследованию (полные ФИО и должности лиц, принятых в ее состав); и
(2) информация об утраченных документах (идентификационные данные документа, предполагаемые причины утраты); и
(3) действия по восстановлению утраченных документов (к примеру, повторное подписание утраченного оригинала контракта с контрагентом).
Настоящий Акт вступает в юридическую силу с момента его подписания. Если утрата документов произошла по вине работника (халатность при исполнение должностных обязанностей), в таком случае к тексту настоящего Акта также прилагается письменная объяснительная работника.
Если же потеря документов связана с возникновением форс-мажорных обстоятельств (к примеру, пожар), в таком случае потребуется приложить дополнительную справку от органов МЧС, подтверждающею тушение пожара.
Применимое законодательство
Настоящий Акт об утрате документов подготовлен в соответствие с устоявшейся практикой составления документов такого рода.
Как изменить шаблон
Вы заполняете форму. Документ создается у вас на глазах по мере того, как вы отвечаете на вопросы.
В конце вы получите его бесплатно в форматах Word и PDF. Вы можете изменять его и использовать его повторно.
Другие имена для документа: Акт об утрате документа, Акт о потере документов, Акт о потере документа, Акт об утрате документов юридического лица, Акт об утрате документов в организации
к содержанию ↑Объяснительная записка об утере документов
Утеря документов в организации может повлечь за собой не только исчезновение важной информации, но и санкции со стороны контролирующих органов. Объяснительная записка об утере документов составляется в процессе расследования факта утери.
Ценность документов
Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеют неодинаковую ценность. Так, некоторые из них представляют собой объекты, имеющие культурное, экономическое, социальное и историческое значение и должны храниться постоянно или в течение длительного срока.
Другие же имеют ценность только в период оперативного делопроизводства и могут быть уничтожены спустя короткий срок.
Обязанность государственных и муниципальных бюджетных учреждений хранить свои документы и передавать их в архив определена на федеральном уровне. Коммерческие организации сами отвечают за сохранность своих документов, однако и они подчиняются требованиям законодательных актов, определяющих обязанность хранения отдельных видов документов.
Так, например,
- Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
- Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Помимо этого отдельные сроки хранения документов и ответственность за их утерю предусматриваются Налоговым кодексом и Кодексом об административных правонарушениях.
Утеря документов, хранить и предоставлять которые контролирующим и иным органам организация обязана в соответствии с законом, может повлечь за собой штраф.
Учет документов
Учет документов в организации ведется на основании описей дел постоянного хранения и временного хранения, которые составляются на основании ежегодно утверждаемой номенклатуры дел организации.
Помимо собственно распорядительных документов и переписки в описи также включаются:
- учредительные документы организации;
- лицензии на ведение отдельных видов, сертификаты соответствия;
- свидетельства о праве собственности на объекты имущества;
- договоры;
- пропуска;
- документы по личному составу, трудовые книжки;
- акты проверок контролирующими организациями и т.п.
И если «свои» документы организация в некоторых случаях может восстановить составлением дубликата (к примеру, на основе электронной копии документа), то документы, выданные посторонними организациями, восстановить будет не так-то просто.
Как оформить утерю документа
При утере документа последовательность действий будет следующей:
- работником, обнаружившим утерю документа, составляется докладная записка об утере документа, адресованная на имя непосредственного руководства или начальника архива, если утеря обнаружена в процессе подготовки документа к передаче на хранение или в период хранения;
- в некоторых случаях руководитель может отдать распоряжение о создании дубликата документа без проведения расследования. Однако, как мы уже сказали выше, такое не всегда возможно;
- руководитель своим приказом создает рабочую комиссию, на которую возлагается расследование причины утери документа. Председателем комиссии назначается кто-то из высшего руководства организации или сам руководитель. В состав комиссии могут входить работники архива/отдела делопроизводства, руководитель подразделения, которому принадлежал утерянный документ, юрисконсульт, специалист отдела кадров и так далее;
- работник, ответственный за хранение документа или непосредственно работавший с ним, составляет объяснительную записку по факту утери документа;
- комиссия проводит расследование и издает акт расследования;
- на основании акта, с учетом результатов розыска документов руководитель принимает решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Если работник признан виновным, в отношении него издается приказ о дисциплинарном взыскании. Помимо этого, работник может быть привлечен к материальной ответственности (например, за утерю пропуска);
- если документ не найден, то составляется акт о признании документа утерянным (для архивных документов), организуется его восстановление. Если утрачен архивный документ, то в некоторых случаях потребуется внести изменения в лист фонда и другие учетные документы архива.
