Запрос к поставщику дубликата договора с приложениями: образец 2024 года
Бывают такие случаи — от налоговой или банка вдруг приходит запрос на подтверждение сделки с вашим контрагентом, а вам нечего предоставить — договор утрачен по непонятным обстоятельствам.
Что будет, если не получится восстановить договор?
Могут доначислить налог на прибыль, например, т.к. при отсутствии договора перерасчет будет произведен по сумме, указанной в акте
При отсутствии подтверждающего сделку договора могут сделать перерасчет по налогу на добавленную стоимость
Штраф по статье за нарушение федерального закона об архивном деле в размере 200 руб., выставляется за каждый утерянный документ
Задержки работы с банком, ведь он имеет право не перечислять вам денежные средства от контрагента до тех пор, пока не получит подтверждение сделки.
Успех предпринимательской деятельности в современном мире зависит от минимизации временных и трудовых затрат, о чем свидетельствуют растущие тренды на автоматизацию и дигитализацию бизнес-процессов. Сфера бумажного документооборота одна из первых попала под удары прогресса.
Низкая скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге, а также их сложное и рискованное хранение — условия, при которых в наше время на плаву не удержаться.
СберКорус, будучи экспертом в IT-решениях для бизнеса, предлагает своим клиентам передовой сервис СФЕРА Курьер для получения и отправки юридически значимых электронных документов. Широкий функционал системы доступен не только в личном кабинете сервиса, но и в любых других учетных системах, т.к.
Сберкорус предлагает готовое интеграционное решение (можно подключить 1С, SAP, СФЕРА EDI, Comarch EDI и др.)
А в настоящей статье мы рассмотрим доступные методы восстановления договора на случай, если потерянный документ бумажный и в компании еще не внедрен электронный документооборот. Выбор конкретной схемы действий зависит от типа договора и отношений, которые у вас сложились с партнером.
к содержанию ↑Сделать новый экземпляр
Наилучший сценарий для вас — тот, в котором у бизнес-партнера сохранился его оригинальный экземпляр или хотя бы образец документа.
В первом случае следует запросить у партнера его экземпляр и сделать дубликат. Далее необходимо обратиться за услугами к нотариусу, который сравнит оригинал и дубликат договора и при отсутствии расхождений заверит копию печатью. Ваш договор восстановлен.
Если документ утрачен всеми сторонами договора, но текстовое содержание сохранилось — можно распечатать и заключить договор заново. Он будет являться не копией, а полноценным оригиналом, и нотариус вам не понадобится.
Искать крайнего директора и проверять архивы
Бывает так, что документ вам срочно понадобился спустя много лет после сделки, а партнер к тому времени уже не работает или даже обанкротился.
В такой ситуации у вас следующие варианты:
Найти контактные данные и связаться с последним директором контрагента, чтобы попросить его переподписать нужный договор
Сделать запросы на получение копии в архивы (местные и судебные)
Розыск контактов последнего руководителя может помочь в ситуации, когда компания-контрагент уже не работает по тем или иным причинам. Зацепки можно найти также через контакты с главбухом, юристом или менеджерами, которые занимались этим договором.
Проверка судебного архива на наличие нужных вам документов подойдет в случае, если контрагент стал банкротом по решению суда. Арбитражные суды ведут картотеку, в которой хранится большая часть документации обанкротившихся компаний.
В открытом доступе представлены все постановления суда. Для получения доступа к договорам необходимо являться участником дела и письменно ходатайствовать в суд о запросе материалов дела — в таком случае судья одобрит выдачу информации.
Состав дела, полученного из архива, можно сфотографировать или же скопировать, а вот взять с собой за пределы архива — строго запрещено.
Когда организация прекращает деятельность по собственному желанию, всю рабочую документацию она может предоставлять на хранение в местный архив. Это не является обязанностью при закрытии бизнеса, тем не менее шанс есть, а значит запрос информации имеет смысл.
Так как электронной версии у архива нет — дистанционно осуществить поиск невозможно. Если какой-либо документ крайне необходим — придется явиться в архив лично, для запроса нужно иметь при себе паспорт и уставные документы организации.
Учтите, что организация могла и не передавать документацию в местные архивы, ибо законодательно такой обязанности и штрафов за несдачу не предусмотрено.
к содержанию ↑Разобраться в переписках по электронной почте
В соответствии с 434 статьей ГК РФ переписка по электронной почте признается договором, а налоговики и банки принимают ее для целей доказательства сделок по поставкам и оказанию услуг. Стороны должны письменно договориться о сотрудничестве и это должно быть очевидно.
Например, руководитель компании “Бетон” напишет в электронном письме: -”Ок, 20 тонн вертикальных стоек по цене 3 млн рублей доставляю 10 марта, надо оформлять накладные, следом отправлю подписанный договор”.
На практике очень многие переписки в таком формате принимаются в качестве доказательства сделки. Исключением являются договора на недвижимое имущество или интеллектуальную собственность: там иные правила и в них мы разберемся в следующем пункте.
к содержанию ↑Запрос копии у Росреестра или Роспатента
С договорами на недвижимое имущество и интеллектуальную собственность все немного проще. Условием действительности договора является обязательное предоставление его копии в Росреестр или Роспатент.
Дубликат договора аренды или продажи недвижимости можно найти в хранилище Росреестра, а договора по части интеллектуальной собственности (лицензионные или об отчуждении прав) — в Роспатенте.
В базах данных Росреестра и Роспатента хранятся сведения о сторонах заключенной сделки, и если копию запросит кто-либо другой — в получении будет отказано. Следовательно, обращаться может только человек, подпись которого стоит на документах.
Вам потребуется явиться лично и заплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа: версия на бумаге обойдется дороже электронной.
к содержанию ↑Как застраховать себя от риска утраты договора?
Процесс сбора и хранения документов в организации предполагает влияние человеческого фактора. Работники могут потерять документ случайно, от невнимательности, или по ошибке.
Рассказываем как правильно и надежно обезопасить себя от утери бумажных документов, при этом напоминаем, что самый ценный вклад со стороны компании — это скорейший переход на электронный документооборот.
Договорные отношения с контрагентами можно заверять у нотариуса, а в случае если сделка существенная — даже необходимо. Заверенная нотариусом копия документа хранится 10 лет, а по истечении срока передается в архив. Это, пожалуй, самый простой вариант восстановления.
На сопровождающих сделку документах (счета, акты и пр.) проставляйте единые с контрагентами номера договоров, так их легче будет находить и восстанавливать.
После заключения договора обменяйтесь с контрагентом сканами. Если для каждого договора зафиксировать скан с подписями и печатями — он оперативно и всегда будет доступен для отправки, например, банку. Желательно обеспечить хранение сканов документов сети интернет, в облачном хранилище.
Сохраняйте выданные акты вследствие потопов/пожаров в офисных или в архивных помещениях, их оформлением занимаются представители управляющей компании или пожарной инспекции. Если, к примеру, налоговая запросит у вас договор, а он утрачен ввиду обстоятельств непреодолимой силы — достаточно предоставить такой акт.
к содержанию ↑Работаем с реестром договоров по 223-ФЗ по новым правилам с 22.02.2021
Реестр закупок по 223-ФЗ — это свод всех заказов компаний, которые заключают договоры на основании этого закона. С 22.02.2021 работу с ним серьезно изменят.
Инструкция доработана экспертом Эллой Залужной
| Скачать постановление правительства № 1132 от 31.10.2014 из КонсультантПлюс |
Последние изменения
С 22.02.2021 вступает в силу приказ Минфина № 343н от 31.12.2020, который изменил приказ Минфина № 173н и уточнил порядок ведения реестра договоров по 223-ФЗ. С этой даты заказчикам придется отправлять информацию по сделкам с самозанятыми. Подробнее: «Как участвовать в закупках: подробная инструкция для самозанятых».
Еще положения этого приказа привели в соответствие с действующим законодательством: скорректировали правила указания информации о стране происхождения товара. Ее нужно отражать и если по договору на выполнение работ (оказание услуг) есть поставка товара. Тот же порядок применяйте и для информации о цене единицы товара.
По договорам в строительной сфере сведения о стране и единице закупаемого товара при выполнении работ заполняются, если его принимают к бухучету как отдельный объект основных средств.
При заполнении информации о результатах исполнения договора, в т. ч. оплаты, в числе прочих сведений придется указывать такие:
- дата окончания исполнения договора (отдельного этапа исполнения договора), которая предусмотрена договором;
- наименование и код страны происхождения поставляемого товара (в т. ч. и если поставка товара предусмотрена условиями договора на выполнение работ, оказание услуг) в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ);
- наименование и код страны регистрации производителя поставляемого товара по ОКСМ (если есть данные об этом).
Информация о наименовании и коде страны происхождения товара по ОКСМ формируется по исполненному договору (отдельному этапу исполнения договора) на основе сведений из документа о приемке постановленного товара.
При заполнении информации об объеме финансового обеспечения договора за счет средств субсидии, которая предоставлялась для реализации национальных и федеральных проектов и комплексного плана модернизации и расширения магистральной инфраструктуры, придется указывать такие сведения:
- код целевой статьи расходов бюджета бюджетной системы;
- код вида расходов бюджета бюджетной системы;
- объем финансового обеспечения договора по каждому товару, работе (услуге), по каждому коду целевой статьи расходов бюджета бюджетной системы.
Напомним, что с 01.01.2021 вступило в силу постановление правительства № 1799 от 07.11.2020, которое уточнило, когда отправляют сведения о выполнении обязательств по договору в рамках 223-ФЗ, — в течение 10 дней, в т. ч.
со дня приемки или оплаты договора. С этой даты наряду с другой информацией в реестр вносят сведения о цене единицы товара, работы или услуги.
А для тендеров на строительные работы это постановление ввело правило о необходимости передавать данные о товарах, которые заказчик принимает к бухучету.
Напомним, что с 01.07.2020 вступили в силу изменения правил ведения свода договоров по 223-ФЗ (постановление № 523 от 16.04.2020), которые:
- указали на права доступа к документам из закрытой части перечня Минпромторгу;
- уточнили права доступа для Счетной палаты.
А еще с 30.10.2020 на сайте проектов нормативных актов рассматривается проект приказа Минфина, который изменяет приказ Минфина № 173н от 29.12.2014 и уточняет правила работы с реестром заключенных договоров по 223-ФЗ о закупках отдельными видами юридических лиц.
В ч. 2 проекта приказа указано, что он вступает в силу в установленном порядке. Отдельные положения заработают с 01.04.2021.
В частности, в этом проекте закреплены такие поправки:
- Придется отправлять сведения по сделкам с самозанятыми. Это прописано в пп. 2 п. 1 изменений.
- По-новому в реестре будут заполнять сведения о стране товара. Если в сделках на выполнение работ (оказание услуг) есть поставка продукции, то для нее придется отражать страну. Это указано в абз. 2 пп. 4 п. 2 изменений.
По сделкам в сфере строительства сведения о стране происхождения товара, который покупается при выполнении работ, придется отражать исключительно, если его принимают к бухучету как отдельный объект основных средств в рамках абз. 10 пп. 4 п. 2 изменений.
| Скачать проект приказа Минфина об изменении порядка работы с реестром договоров по 223-ФЗ |
Что такое реестр
Реестр по 223-ФЗ — это база данных всех контрактов, которые заключены госкомпаниями. Перечень контрактов 223-ФЗ ведут на основании правил, которые утверждены ПП от 31.10.2014 № 1132. В установленные сроки в него включаются информация и документы, которые подлежат размещению в ЕИС.
На картинке видно, что две базы (вторая — это перечень контрактов по 44-ФЗ) соседствуют, но не сливаются в единый блок. База по 223-ФЗ имеет свои задачи и особенности.
Информация из перечня носит открытый характер, за исключением:
- сведений об изменении и расторжении контракта;
- информации о результатах его исполнения;
- просмотра копии самого документа.
Остались вопросы? В КонсультантПлюс есть статьи экспертов, которые подробно объясняют процесс работы с реестром сделок по 223-ФЗ.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ .
к содержанию ↑Какая информация вносится
Рассказываем, какие сведения и какие документы размещаются в реестре договоров по 223-ФЗ в обязательном порядке:
- Наименование заказчика.
- Данные о способе и форме закупки.
- Дата подведения итогов и реквизиты документа-основания.
- Дата заключения и номер.
- Цена, срок исполнения, предмет поставки с указанием страны происхождения (ПП № 1906 от 27.12.2019).
- Данные о поставщике.
- Информация об изменении условий, документы-подтверждения.
- Подтверждения результатов по исполнению и оплаты.
- Субподрядчики, подрядные соглашения.
- В случае расторжения — основания.
- Заверенная электронной подписью копия контракта.
- Номер извещения о закупке.
- Относится ли поставщик к малому или среднему предпринимательству.
В пункте 2 правил ведения перечня, которые утверждены постановлением № 1132 от 31.10.2014, сказано, надо ли размещать контракт по 223 в реестр контрактов в ЕИС: да, копия этого документа подлежит внесению в перечень.
| Скачать бланк договора в docx |
Как внести сведения
Постановление № 1132 от 31.10.2014 разъясняет, какое ведомство ведет в ЕИС реестр договоров по 223-ФЗ: полномочиями по ведению такого перечня обладает Федеральное казначейство. Вносят информацию заказчики. Это подлежит делать по всем процедурам, которые осуществляются в рамках закона о закупках от 18.07.2011 № 223-ФЗ.
Информацию заказчик направляет в ведомство, которое в течение 3 рабочих дней проверяет данные и, если все в порядке, формирует запись, которая получает уникальный номер. Если обнаружатся ошибки, придется доработать документы по результатам замечаний.
к содержанию ↑Сроки
Информация о том, в течение какого срока со дня исполнения, изменения или расторжения договора заказчиками вносится в реестр договоров информация о результатах исполнения договора, содержится в ПП № 1132 от 31.10.2014. Заказчику необходимо направить сведения в Казначейство со дня:
- заключения контракта — в течение 3 рабочих дней (без информации по субподряду);
- расторжения или внесения изменений в реестр договоров по 223-ФЗ — в течение 10 дней;
- подписания контракта на субподряд — в течение 3 рабочих дней;
- вся информация о результатах исполнения договора вносится заказчиками в реестр договоров в течение 10 дней;
- исполнения многоэтапного контракта — в течение 10 дней после завершения каждого этапа;
- сдачи контракта и сроки внесения в реестр договоров по 223-ФЗ оплаты по этапам — в течение 10 дней с момента исполнения последнего этапа.
Когда в законе не указано, какие дни — календарные или рабочие, отдавайте преимущество в пользу календарных во избежание риска привлечения к административной ответственности, поскольку уточнения по этому вопросу пока нет. На основании ст.
193 Гражданского кодекса, если последний день такого срока является нерабочим днем, сведения направляют в ближайший рабочий день.
к содержанию ↑Инструкция по дополнительным требованиям к участникам госзакупок
Но они предъявляются не в каждой закупке и не ко всем поставщикам.
| Скачать ПП РФ 99 от 04 февраля 2015 года о дополнительных требованиях из КонсультантПлюс |
Когда предъявляют дополнительные условия
В ч. 2 ст. 31 указано, что при проведении конкурса, электронного аукциона заказчик устанавливает дополнительные требования к участникам закупки в случае, когда:
- Проводят электронные конкурсы с ограниченным участием, двухэтапные конкурсные процедуры или аукционный способ определения поставщика. Правило работает и для закрытых процедур в электронной форме.
- Объект закупки имеет техническую сложность, инновационный, высокотехнологичный или специализированный характер. Полный список таких работ и услуг закреплен в приложениях № 1 и 2 к постановлению № 99.
В этой же статье указано, кто имеет право установления дополнительных требований к участникам закупки, — правительство. Наряду с дополнительными условиями выделяют и общие, о них подробнее — в статье «Какие требования предъявляют к потенциальным поставщикам по 44-ФЗ и 223-ФЗ».
В пункте 1 постановления № 99 от 04.02.2015 указано, при проведении какой процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя) не устанавливаются доптребования к поставщикам: открытый конкурс, запрос котировок, запрос предложений и закупки у единственного поставщика.
Остались вопросы? Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы разобраться с требованиями к участникам закупок в соответствии с частью 2 статьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ от 05.04.2013.
Какие требования предъявляют
В зависимости от объекта закупки устанавливают такие дополнительные требования по 44 ФЗ по постановлению 99 от 04.02.2015:
- Финансовые возможности для выполнения обязательств госконтракта.
- Имущество, которое необходимо для исполнения. Например, недвижимость, оборудование, техсредства. Оно должно находиться в собственности у исполнителя или на другом законном основании, как пример, по договору аренды.
- Опыт работ, которые аналогичны предмету договора по 44-ФЗ.
- Деловая репутация.
- Определенное число квалифицированных специалистов.
Как установить
- копии госконтрактов, договоров и актов работ, которые приняты, если подтверждают опыт;
- выписки из реестров, копии договоров аренды, актов передачи и других документов, которые подтверждают, что у поставщика есть имущество;
- копии трудовых книжек, дипломов специалистов, которые привлекаются к выполнению обязательств по госконтракту.
Как проверить
